Različite zemlje imaju različite zahtjeve kada su u pitanju otpremni dokumenti. Dvije glavne svjetske organizacije koje postavljaju pravila i usmjeravaju poslovne organizacije po ovom pitanju su Svjetska trgovinska organizacija (WTO) i Međunarodna trgovinska komora (ICC).
Većina otpremnih dokumenata zasniva se na pravilima i propisima koje su utvrdila ta svjetska tijela i upravna tijela odgovarajućih zemalja, kao što su privredne komore, Carine, trgovinske provizije, itd.
Evo 5 najvažnijih dokumenata za otpremu s kojima bi svi pošiljatelji trebali biti upoznati, kao i razlike među njima.
1. tovarni list
Ako postoji samo jedan otpremni dokument koji trebate znati, a koji vam je na dlanu, to je teretnica.
Teretni list, također poznat kao teretnica, je ugovor o prijevozu između brodarske kompanije i vlasnika tereta. Ovo je dokument koji izdaje prijevoznik kako bi potvrdio prijem vašeg tereta za otpremu na svoj brod.
Informacije o uvozniku i izvozniku moraju biti jasno navedene jer je teretnica dokaz o vlasništvu nad robom koja se prevozi na brodu. Informacije na teretnici također trebaju ispravno odražavati Incoterms uslove pod kojima se transakcija provodi.
Nakon što roba stigne na odredište, prijevozniku je potrebno predočiti teretnicu radi puštanja robe, koja tada služi kao otpremnica.
2. Lista za pakovanje
Kao što i samo ime govori, to je dokument koji pruža detalje o pakovanju pošiljke. Otpremnica će prikazivati opis robe, njeno pojedinačno i kolektivno pakovanje, dimenzije, težinu i oznake. Može izgledati vrlo slično fakturi, ali nije zamjena za pro formu ili komercijalnu fakturu.
Otpremnice pomažu carini, prijevoznicima i primaocima da lako identificiraju pojedinačne pošiljke tokom pregleda ili prijema.
3. Komercijalna faktura
Svaka međunarodna transakcija koja uključuje uvoz/izvoz robe mora biti popraćena dokazom o prodaji koji se naziva komercijalna faktura. U velikoj mjeri je slična standardnoj fakturi. Ali za razliku od standardne fakture, ona sadrži detalje o svrsi carinjenja robe i jedan je od najvažnijih dokumenata u pomorskom brodarstvu. Podaci o svim uključenim stranama, uključujući uvoznike, izvoznike, špeditere , banke, brodarske linije itd., moraju biti ispravno navedeni na komercijalnoj fakturi.
Iako informacije navedene na komercijalnoj fakturi mogu biti vrlo slične informacijama na otpremnici, ipak morate dostaviti oba dokumenta i informacije se moraju podudarati. Nemojte ih miješati jer služe različitim svrhama.
Komercijalna faktura je pravni dokument koji navodi prodatu robu i njenu prodajnu cijenu - odnosno ono što uvoznik pristaje platiti za tu robu, i šalje se strani koja plaća robu. Kao što je ranije spomenuto, otpremnica detaljno navodi artikle u pošiljci i služi kao dokaz u slučaju sporova i reklamacija, a šalje se primaocu pošiljke.
4. Akreditiv
Akreditiv ili "pismo o kreditu" je pismo banke kojim se garantuje da će plaćanja kupca prodavcu biti primljena na vrijeme i u tačnom iznosu. Ako kupac nije u mogućnosti da plati kupovinu, banka će biti dužna da plati puni ili preostali iznos kupovine. Dostupan je kao dodatna usluga.
Zbog prirode međunarodnih transakcija, uključujući faktore kao što su udaljenost, različiti zakoni u raznim zemljama i teškoće u ličnom razumijevanju stranaka, upotreba akreditiva postala je vrlo važan aspekt međunarodne trgovine.
5. Potvrda o porijeklu
Prema Međunarodnoj trgovinskoj komori, certifikati o porijeklu (COO) su "važni međunarodni trgovinski dokumenti koji potvrđuju da je roba u određenom izvozu dobijena, proizvedena, prerađena ili u potpunosti prerađena u određenoj zemlji. Oni također služe kao deklaracija izvoznika."
Drugim riječima, COO identificira zemlju proizvodnje robe. Ovaj dokument priprema izvoznik/proizvođač i mora ga ovjeriti kao važeći od strane vladine agencije kao što je privredna komora ili konzulat.
Za carinjenje je potreban certifikat o porijeklu, koji određuje iznos carina i poreza koji se plaćaju. Također pomaže u određivanju da li postoji poresko oslobođenje u slučaju posebnih trgovinskih sporazuma između zemalja izvoznica i zemalja uvoznica.
Potvrda o porijeklu mora popuniti tipične informacije kao što su izvoznik, primalac, uvoznik i opis robe. Za svaku izvoznu robu mora se kreirati COO.